Siz ve ekibiniz için yardım.

Başlarken

Kurulum nasıl işler

Her sistem adım adım yayına girer; böylece siz memnun olmadan hiçbir şey müşterilerinize ulaşmaz.

• Başlangıç görüşmesi. İşletmenizi, müşterilerinizi ve önce neyi istediğinizi birlikte konuşur, her adımın tarihlerini belirleriz.
• 1. hafta, kurulum. Yanıtlarınızı, fiyatlarınızı, çalışma saatlerinizi ve takviminizi yükler, kanallarınızı bağlarız.
• 2–3. hafta, ince ayar. Yapay zekâ yanıtları yazar; ekibiniz onay modunda bunları onaylar ya da düzeltir.
• 4. hafta, test. Gerçek müşteriler görmeden önce özel bir test sayfasında kendi başına çalışır.
• Yayında. Müşteriler yanıt almaya başlar. Onay modunu istediğiniz kadar açık tutabilirsiniz.

Sadece reklam mı? İlk reklamlarınız genellikle ilk görüşmemizden yaklaşık iki hafta sonra yayına girer.

Sizden neler gerekir

• Hizmetleriniz, fiyat listeniz ve resmî tatiller dahil çalışma saatleriniz.
• Müşterilerin en sık sorduğu sorulara yanıtlarınız. Doldurmanız için size bir liste göndeririz.
• WhatsApp Business numaranıza, Instagram ve Facebook sayfalarınıza yönetici erişimi. Hepsi sizin adınıza kalır.
• Randevu verdiğiniz takvime erişim; ya da sizinle birlikte bir takvim kurarız.
• Müşterilere yanıt veren herkesin ve işletme sahibinin Telegram kullanıcı adları.
• Gizlilik bildiriminizin bağlantısı. Yapay zekâ bunu ilk yanıtında paylaşır.
• Klinikler için: acil bir durumda kimin aranacağı ve nöbetçi telefon numarası.
• Reklamlar için: üzerinde kendi kartınızın tanımlı olduğu reklam hesabınıza erişim.

Eksik bir şey mi var? Başlangıç görüşmesinde söyleyin, birlikte hallederiz.

WildZero'daki irtibat kişiniz

Kurulumunuzla tek bir kişi ilgilenir ve sonrasında da irtibat kişiniz olarak kalır: WildZero'yu yürüten Talha Düz. WhatsApp ya da telefon: +90 507 278 78 56.

Ekibiniz için

Telegram grubunuz

Her işletmeye özel bir Telegram grubu açılır. Ekibiniz, işletme sahibi ve asistanımız bu gruptadır. İnsan gerektiren her şey, ekibinizin dilinde buraya gelir:

• Yapay zekânın bilgi bankanızdan yanıtlayamadığı sorular
• Onay modu açıkken onayınızı bekleyen yanıtlar
• Bir insan gerektiren sohbetler, “Ben ilgileniyorum” düğmesiyle
• Neyin hâlâ beklediğini gösteren sabit bir sıra kartı
• Saat 19:00'da günün sessiz bir özeti

Ekibinize biri katıldığında ya da ayrıldığında bize haber verin; uyarıları kimin alacağını güncelleyelim.

Bir sohbeti üstlenin

Bir sohbet bir insan gerektirdiğinde gruba “Ben ilgileniyorum” düğmeli bir uyarı gelir. Düğmeye dokunduğunuzda kartta adınız görünür; böylece aynı müşteriye başka kimse yanıt vermez.

10 dakika içinde kimse üstlenmezse gruba hatırlatma gider. 20 dakika daha geçerse işletme sahibine doğrudan mesaj gönderilir. Mesai dışında acil olmayan sohbetler siz açılana kadar bekler. Acil durumlar acil olarak işaretlenir ve her saatte nöbetçi kişinize gider.

Bir yanıtı onaylayın ya da düzenleyin

Onay modu açıkken yapay zekânın yazdığı her yanıt önce gruba gelir: müşterinin mesajı ve taslak, ikisi de ekibinizin dilinde.

• Onayla yanıtı yazıldığı gibi, müşterinin dilinde gönderir.
• Düzenle göndermeden önce metni değiştirmenizi sağlar. İsterseniz bunu kurulum sırasında grubunuz için açarız.
• Kendiniz mi yazmak istersiniz? Müşteriye doğrudan yanıt verin; yapay zekâ o sohbette susar.

20 dakika içinde kimse onaylamazsa müşteriye, ekibinizin yakında yanıt vereceğini söyleyen kısa bir mesaj gider. Taslağı 12 saat boyunca yine de onaylayabilirsiniz. Onay modunu açmak ya da kapatmak için istediğiniz zaman bize yazın.

Sohbeti devralın ve “Bitti” düğmesine dokunun

Bir sohbeti üstlendiğinizde yapay zekâ susar ve müşteriyle her zamanki gibi WhatsApp, Instagram ya da Facebook'tan kendiniz konuşursunuz.

İşiniz bitince karttaki “Bitti” düğmesine dokunun; yapay zekâ yeniden devreye girer. Kimse dokunmazsa yapay zekâ o sohbette en fazla 7 gün susar.

Sohbeti üstlenmeden doğrudan WhatsApp uygulamasından mı yanıt verdiniz? Yapay zekâ bunu fark eder ve o sohbette 12 saat susar.

Yeni bir soruyu yanıtlayın

Bir müşteri bilgi bankanızda olmayan bir şey sorduğunda yapay zekâ ona ekibinizin yanıt vereceğini söyler ve soruyu sizin dilinizde grubunuza iletir. Bir kez yanıtlayın; müşteri yanıtınızı kendi dilinde alır.

Siz yanıtlamadan önce birkaç müşteri aynı genel soruyu sorarsa tek bir yanıt hepsine, her birine kendi dilinde gider. Fiyat, randevu ya da sağlıkla ilgili sorular asla birleştirilmez.

Ardından yanıtı bir dahaki sefer için kaydetmek isteyip istemediğiniz sorulur. Ayrıntılar için yanıt ekleme ve değiştirme bölümüne bakın.

24 saat sonra yanıt vermek

WhatsApp, bir işletmenin müşterinin son mesajından sonraki 24 saat boyunca serbestçe yanıt vermesine izin verir. Bu süreden sonra yalnızca Meta'nın onayladığı şablon mesajlar gönderilebilir.

Kurulum sırasında hatırlatma ve randevu güncelleme şablonlarınızı yazar ve Meta'ya onaylatırız; böylece bunlar her zaman gönderilebilir. Diğer her şey için müşteriyi arayın ya da yeniden yazmasını bekleyin.

DUR talepleri

Bir müşteri STOP ya da kendi dilinde aynı anlama gelen bir kelime yazdığında (Türkçede örneğin DUR ya da İPTAL), mesaj almak istemiyor olarak işaretlenir. Ona giden hatırlatmalar, takipler ve yorum istekleri hemen durur.

Müşteri önce size yazmadıkça siz de ona mesaj atmayın. Biri yanlışlıkla mesajları durdurduysa ve sizden yeniden haber almak isterse bize söyleyin, tekrar açalım.

Bilgi bankası

İçinde neler var

Bilgi bankanız, yapay zekânın kullanmasına izin verilen soru ve yanıtların listesidir: hizmetler, fiyat aralıkları, çalışma saatleri, adres, otopark, ödeme yöntemleri, gelirken yanınızda getirilmesi gerekenler. Bir yanıt burada yoksa yapay zekâ tahmin etmez; ekibinize sorar.

Kliniklerde bilgi bankasında asla teşhis ya da kesin fiyat bulunmaz. Tıbbi sorular her zaman hekiminize gider.

Bir yanıt ekleyin ya da değiştirin

• Grubunuzdan. Yeni bir soruyu yanıtladığınızda onu kaydetmek isteyip istemediğiniz sorulur. Kaydedilen yanıtlar bir sonraki müşteriden itibaren kullanılır.
• Yanıt formuyla. Yanıtları kendiniz ekleyip değiştirebileceğiniz, size özel yönetici koduyla korunan basit bir web formu.
• Bizim aracılığımızla. Değişikliği grubunuzdan ya da e-postayla gönderin; genellikle bir iş günü içinde sizin için güncelleriz.

Bir yanıt kaydedilmeden önce soru; isim, tarih ve sağlık bilgisi olmadan genel bir soru olarak yeniden yazılır.

Fiyatlar ve kampanyalar

Bir fiyat değişir değişmez bize söyleyin; yapay zekâ asla eski bir fiyat vermesin. Klinikler yalnızca fiyat aralığı verir; kesin teklif her zaman ekibinizden gelir.

Özel bir kampanya mı yapıyorsunuz? Ne zaman başlayıp biteceğini söyleyin; o tarihlerde ekleyip kaldıralım.

Randevu ve takvim

Randevular takviminize nasıl gelir

Yapay zekâ kendi takviminizdeki boş saatleri, müşterinin saat diliminde gösterir. Müşteri birini seçtiğinde randevu hemen takviminizde görünür; böylece kimse aynı saati iki kez alamaz.

Tatil, eğitim ya da dolu bir gün için takviminizde her zamanki gibi saatleri kapatın; o saatler önerilmez.

Bir randevuyu taşıyın ya da iptal edin

Takviminizde taşıyın ya da iptal edin; müşteriye kendi dilinde bildirilir.

Müşterilerin randevularını sohbetten de taşıyabilmesini ya da iptal edebilmesini mi istiyorsunuz? Bunu kurulum sırasında ayarlarız: yapay zekâ yeni boş saatler önerir ve takviminizi sizin yerinize günceller.

Hatırlatmalar

Her müşteri bir gün önce, kendi dilinde ve kendi saat diliminde bir hatırlatma alır. DUR yazan müşterilere hatırlatma gitmez.

Çalışma saatleri ve tatiller

Bir müşteri bir insanla görüşmek istediğinde ne olacağını çalışma saatleriniz belirler. Mesai saatinde ekibiniz hemen uyarılır. Mesai dışında müşteriye ne zaman döneceğiniz söylenir ve sohbet sizi bekler.

Resmî tatillerinizi ve kapalı olduğunuz günleri, mümkünse bir ay önceden bize gönderin.

Kaporalar ve ödeme bağlantıları

Müşterilerin randevu alırken kapora ya da tutarın tamamını ödemesini istiyorsanız, bunu kurulum sırasında ayarlarız. Ardından yapay zekâ sohbette bir ödeme bağlantısı gönderir, para doğrudan kendi hesabınıza geçer ve randevu ödendi olarak işaretlenir.

Raporlar

Pazartesi raporu

Pazartesi raporunuzu kurulum sırasında ayarlarız. Her pazartesi bir önceki hafta hakkında tek bir sayfa alırsınız: reklama ne harcadığınız, kaç kişinin size ulaştığı, kaçının randevu alıp ödediği ve her yeni müşterinin maliyeti.

Rapor size kurulum sırasında seçtiğiniz kanaldan, yani WhatsApp, e-posta ya da Telegram üzerinden ulaşır. Reklam harcaması kendi reklam hesabınızdan, randevular takviminizden gelir; böylece her rakamı kendiniz kontrol edebilirsiniz.

Günlük özet

Saat 19:00'da günün sohbetlerinin sessiz bir özeti, kimseye bildirim gitmeden Telegram grubunuza gönderilir. Farklı bir saat isterseniz bize söyleyin.

Bir rakam yanlış görünüyor

Rapora yanıt verin ya da grubunuza yazın. Rakamın nereden geldiğini size gösteririz; hata bizdeyse düzeltiriz.

Ödeme ve faturalar

Ne ödersiniz

• Teklifinizde belirtildiği gibi tek seferlik bir kurulum ücreti ve işimiz için aylık bir ücret. Kurulum ücretinin %50'si imzada, %50'si yayına geçişte ödenir.
• Reklam bütçeniz; kendi hesabınızdan doğrudan Facebook, Instagram ya da TikTok'a ödenir. Asla bizim üzerimizden geçmez.
• WhatsApp ve SMS mesaj ücretleri, maliyetinden faturalandırılır.
• Fiyatlara KDV dahil değildir.

Planlar için Fiyatlar sayfasına bakın.

Faturalar

Aksi kararlaştırılmadıkça faturayı her ay, peşin olarak e-postayla göndeririz. Para birimi ve tutarlar yazılı teklifinizde kararlaştırıldığı gibidir.

Ödemeyi yazılı teklifinizde kararlaştırdığımız şekilde yaparsınız. Eski bir faturanın kopyasına ya da bir sonraki faturada yeni şirket bilgilerine mi ihtiyacınız var? [email protected] adresine yazın.

Planınızı değiştirin ya da iptal edin

İlk 3 ay asgari süredir, sonrasında planlar aylık devam eder. Siz de biz de sözleşmeyi 30 gün önceden yazılı bildirimle sona erdirebiliriz; fesih ilk üç ayın sonundan önce geçerli olmaz. Bir hizmet eklemek ya da çıkarmak için bize söyleyin; değişiklik bir sonraki faturanızdan itibaren geçerli olur.

Reklam hesaplarınız, sayfalarınız ve WhatsApp numaranız sizin adınıza kalır. Ayrıldığınızda verilerinize ne olduğuna bakın.

Verileriniz

Kim neden sorumlu

Müşterilerinizin verileri işletmenize aittir. Nasıl kullanılacağına siz karar verirsiniz; biz de bu verileri yalnızca sizin talimatlarınızla, bir veri işleme sözleşmesi kapsamında işleriz.

Verilerinizi dışa aktarın

İstediğiniz zaman verilerinizin bir kopyasını isteyebilirsiniz: sohbetler, randevular, bilgi bankanız ve rapor rakamlarınız. Bunları size tablo dosyaları olarak göndeririz.

Bir müşterinin verilerini silin

Bir müşteri verilerinin silinmesini isterse bize telefon numarasını gönderin. Mesajlarını, dosyalarını ve randevu bilgilerini sistemlerimizden siler ve işlem tamamlanınca size yazılı olarak onaylarız.

Kendi takviminizdeki randevuları ve kendi WhatsApp uygulamanızdaki sohbetleri silmek sizin elinizdedir.

KVKK ve GDPR talepleri

Müşterileriniz, kendileri hakkında hangi verileri tuttuğunuzu sorabilir, bunların düzeltilmesini ya da silinmesini isteyebilir. KVKK'ya göre 30 gün içinde, GDPR'a göre genellikle bir ay içinde yanıt vermeniz gerekir.

Gelen her talebi hemen bize iletin. O kişi hakkında tuttuğumuz her şeyi hızla size göndeririz; böylece zamanında yanıt verebilirsiniz.

Verileriniz nerede saklanır

Verileriniz, şu an Tokyo, Japonya bölgesinde çalışan Supabase veritabanımızda saklanır (AB'ye taşımayı planlıyoruz); iş akışlarımız ise Almanya'daki n8n Cloud üzerinde çalışır. Veriler aktarım sırasında ve depolandıkları yerde şifrelenir. Verilere yalnızca WildZero'nun sahibi erişebilir, her müşterinin verileri ayrı tutulur ve paneliniz size özel yönetici ya da personel koduyla korunur. Güven ve güvenlik sayfasına ve hizmeti yürütmemize yardım eden şirketlere bakın.

Ayrıldığınızda

İptal ettiğinizde verilerinizin bir dışa aktarımını size gönderir, ardından 30 gün içinde sistemlerimizden sileriz. Faturalar gibi, yasa gereği daha uzun saklamamız gereken kayıtlar bunun dışındadır.

Destek alma

Bize nasıl ulaşırsınız

• Telegram grubunuz. Kurulum sırasında destek hesabımızı grubunuza ekleriz. Bu hesabı etiketleyin; WildZero'dan bir kişi orada yanıt verir.
• WhatsApp: +90 507 278 78 56
• E-posta: [email protected]
• Telefon, acil sorunlar için: +90 507 278 78 56

Destek saatleri ve yanıt süreleri

Pazartesiden cumaya, İstanbul saatiyle 09:00 ile 18:00 arası. Mesajlara 4 iş saati içinde yanıt vermeyi hedefleriz.

Sisteminiz müşterilere yanıt vermeyi bırakırsa bizi arayın. Haftanın her günü 1 saat içinde müdahale etmeyi hedefleriz.

Bir şey bozulursa

Sistemin bir parçası arızalandığında bize otomatik bir uyarı gelir; çoğu zaman siz fark etmeden önce. Yapay zekâ yanıt veremezse müşteriye kısa bir bekleme mesajı gider ve ekibiniz uyarılır; böylece kimse yanıtsız kalmaz.

Her parça, örneğin hatırlatmalar ya da yorum istekleri, işletmeniz için tek başına kapatılabilir; geri kalanı çalışmaya devam eder. Bir şey yanlış mı görünüyor? Grubunuza ekran görüntüsüyle birlikte “ACİL” yazın.

Yenilikler

Yeni özellikler ve düzeltmeler, en yenisi önce olmak üzere Yenilikler sayfasında listelenir.