Veri işleme sözleşmesi.

Kim kimdir

• Siz, yani müşterimiz, örneğin bir klinik: KVKK'ya göre veri sorumlusu. Müşterilerinizin verilerinin neden ve nasıl kullanılacağına siz karar verirsiniz.
• WildZero: veri işleyen. Verileri yalnızca sizin için hizmeti yürütmek amacıyla ve talimatlarınıza göre kullanırız.

WildZero, Bayrampaşa, İstanbul, Türkiye'de faaliyet gösteren şahıs işletmesi sahibi Talha Düz tarafından yürütülür. İletişim: [email protected], WhatsApp veya telefon +90 507 278 78 56.

Müşterimiz olarak sizinle ilgili tuttuğumuz veriler, örneğin adınız ve faturalarınız, gizlilik bildirimimiz kapsamındadır. Bu veriler için veri sorumlusu biziz.

Konu ve süre

Bu sözleşme, imzaladığınız teklif kapsamında sistemlerimizin işlediği verileri kapsar: mesajlar, randevular, hatırlatmalar, yorumlar ve raporlar. Teklifi imzaladığınızda başlar. Hizmet sürdüğü müddetçe ve buna ek olarak verileri iade etmemiz ya da silmemiz için gereken süre boyunca geçerlidir (bkz. Hizmet sona erdiğinde).

Verilerle ne yapıyoruz

• WhatsApp, Instagram ve Messenger hesaplarınıza gelen mesajları almak ve onayladığınız yanıtlarla cevaplamak.
• Asistanın yanıtlayamadığı soruları ekibinize iletmek ve ekibinizin bir sohbeti devralmasını sağlamak.
• Randevu oluşturmak, randevuları değiştirmek ve hatırlatma göndermek.
• Bu özellikleri açarsanız ziyaretten sonra yorum istemek ve takip mesajı göndermek.
• Sizin için rapor hazırlamak.

Verilerinizi asla satmayız ve asla kendi pazarlamamız için kullanmayız.

Verilerinizi yapay zekâ modellerini eğitmek için kullanmayız. Yapay zekâ sağlayıcılarının tüketici uygulamalarını değil, işletmelere yönelik (API) hizmetlerini kullanırız.

Veri türleri ve ilgili kişiler

İlgili kişiler, size yazan müşterileriniz veya hastalarınız ve sistemi kullanan kendi ekip üyelerinizdir.

• Mesajlar: müşterilerin yazdıkları ve asistanın ya da ekibinizin verdiği yanıtlar; müşterilerin gönderdiği sesli mesajlar ve dosyalar dahil.
• İletişim bilgileri: ad, telefon veya WhatsApp numarası, Instagram veya Facebook adı, verildiyse e-posta, dil.
• Randevu bilgileri: randevu saatleri, sorulan hizmet veya tedavi, saat dilimi, hatırlatmalar ve bunlara verilen yanıtlar.
• Yalnızca kliniklerde, fotoğraflar ve sağlık verileri: hastaların gönderdiği fotoğraflar (örneğin dişlerinin veya saçlarının), röntgenler ve paylaştıkları sağlık bilgileri. Bunlar özel nitelikli kişisel verilerdir (KVKK m.6, GDPR m.9). Yalnızca sizin ekibinizle paylaşılır.
• Ekibiniz: uyarı alan kişilerin adları ve Telegram hesapları.

Lütfen bize ihtiyacımız olmayan verileri, örneğin kimlik numaralarını veya kart bilgilerini göndermeyin.

Yükümlülüklerimiz

• Verileri yalnızca belgelenmiş talimatlarınıza göre kullanmak: bu sözleşme, teklifiniz ve sistemde seçtiğiniz ayarlar. Bir talimatın hukuka aykırı olduğunu düşünürsek, uygulamadan önce size bildiririz.
• Verileri güvende tutmak (bkz. Güvenlik).
• Yalnızca listemizdeki alt işleyenleri kullanmak (bkz. Alt işleyenler).
• Verilerini görmek, düzelttirmek veya sildirmek isteyen kişilere yanıt vermenize yardımcı olmak: bize ulaşan bu tür talepleri size iletir, istediğiniz verileri bulur, dışa aktarır veya sileriz. Risk değerlendirmelerine ve KVKK Kurulu'ndan ya da bir AB denetim makamından gelen sorulara da yardımcı oluruz.
• Sizin için yaptığımız veri işleme faaliyetlerinin kaydını tutmak.
• Bir mahkeme veya resmî makam verilerinizi isterse, kanun bunu söylememizi yasaklamadıkça size haber vermek.

Size düşenler

• Veriler için hukuki bir sebebe dayanmak ve müşterilerinize aydınlatma metninizi sunmak.
• Asistan, ilk yanıtında aydınlatma metninizin bağlantısını gönderebilir.
• Klinikler için: kanunun gerektirdiği durumlarda, fotoğraf veya sağlık bilgisi istemeden önce hastanın açık rızasını almak.
• Yalnızca size önce yazan ya da sizden mesaj almayı kabul eden kişilere mesaj göndermek.
• Meta ve takviminiz gibi kendi hesaplarınızı ve yönetici ve personel kodlarınızı güvende tutmak.

Gizlilik

Verilerinize erişim, WildZero'nun sahibiyle ve yalnızca sisteminizi çalıştırmak veya onarmak amacıyla sınırlıdır. İleride bize destek olacak herkes, erişim almadan önce ayrıldıktan sonra da geçerli olan bir gizlilik taahhüdü imzalar.

Asistan yalnızca onayladığınız bilgi bankasından yanıt verir. Her müşterinin verileri diğer müşterilerin verilerinden ayrı tutulur.

Alt işleyenler

Hizmeti yürütmek için başka şirketlerden yararlanırız; örneğin mesajlaşma kanalları, veritabanı ve yapay zekâ modelleri. Bu şirketler, her birinin ne yaptığı ve nerede olduğuyla birlikte alt işleyenler sayfamızda listelenir.

• Her biri, kullanmaya başlamadan önce incelediğimiz kendi veri koruma koşullarıyla bağlıdır.
• Bir alt işleyen eklemeden veya değiştirmeden önce size yazılı olarak haber veririz. Veri korumayla ilgili haklı bir sebeple itiraz ederseniz başka bir yol ararız ya da ilgili hizmeti ücret ödemeden sonlandırabilirsiniz.
• Onların yaptığı işten size karşı biz sorumlu kalırız.

Yurt dışına aktarım

Alt işleyenlerimizin birçoğu Türkiye dışındadır: ABD, AB (Almanya), Japonya (veritabanımız şu anda Tokyo'da çalışıyor; AB'ye taşımayı planlıyoruz) ve BAE. Bu nedenle kişisel veriler yurt dışına aktarılır.

• KVKK: KVKK m.9 (2024 değişikliğiyle) kapsamında sağlayıcıların standart sözleşmelerine, gerektiği durumlarda da açık rızaya dayanırız.
• GDPR: AB'deyseniz bize bildirin; gerektiği durumlarda sizinle AB Standart Sözleşme Maddelerini imzalarız.
• Her sağlayıcının konumu alt işleyenler sayfasında yer alır.

Güvenlik

Verilerinizi, özellikle sağlık verilerinde, riske uygun teknik ve idari tedbirlerle koruruz. Ayrıntılar güvenlik sayfamızda yer alır. Kısaca:

• Veriler aktarım sırasında (HTTPS/TLS) şifrelenir; depolanan veriler de sağlayıcılarımız tarafından şifrelenir.
• Erişim, WildZero'nun sahibiyle sınırlıdır. Paneliniz kişisel bir yönetici veya personel koduyla açılır.
• Fotoğraflar, röntgenler ve sağlık bilgileri yalnızca sizin ekibinizle paylaşılır.
• Müşteriler DUR yazarak tüm mesajları durdurabilir ve sistemin her parçası kapatılabilir.
• Sistemde bir şey bozulduğunda bize uyarı gelir.

Bir sorun olursa

• Verilerinizi etkileyen bir veri ihlali olursa, bunu öğrendikten sonra gecikmeksizin ve en geç 72 saat içinde size bildiririz.
• Ne olduğunu, hangi verilerin ve kaç kişinin etkilendiğini, ne yaptığımızı ve kiminle iletişime geçeceğinizi bildiririz.
• Veri sorumlusu olarak KVKK Kurulu'na (GDPR kapsamında da AB'deki denetim makamınıza) 72 saat içinde, kanunun gerektirdiği durumlarda da etkilenen kişilere bildirim yaparsınız. Bunun için ihtiyacınız olan bilgiyi ve desteği sağlarız.

Hizmet sona erdiğinde

Hizmet sona erdiğinde seçim sizindir: verilerinizi yaygın bir formatta (örneğin bir tablo dosyası ve orijinal dosyalar) size geri göndeririz ya da sileriz. Bunu 30 gün içinde yapar ve yazılı olarak teyit ederiz. Hastaların sesli mesajları her durumda 30 gün sonra silinir.

Yalnızca kanunen saklamak zorunda olduklarımızı, örneğin faturaları ve sözleşme kayıtlarını saklarız (Türk vergi ve ticaret mevzuatına göre 10 yıl).

Denetim

Makul bir talep üzerine, bu sözleşmeye uyduğumuzu kontrol etmek için ihtiyaç duyduğunuz bilgileri alabilirsiniz. Maliyeti düşük tutmak için önce belgelerle yanıt veririz. Bu yeterli olmazsa, siz veya gizlilik yükümlülüğü olan bir denetçi, makul bir süre önceden haber vererek, makul bir zamanda ve masrafı size ait olmak üzere bizi denetleyebilir.

Sorumluluk

Her taraf, veri koruma mevzuatına kendi aykırılıklarından sorumludur. Bunun dışında sorumluluk, hizmet koşullarımızda belirtildiği gibidir.

İmza

• Teklifimizi veya hizmet sözleşmemizi imzalayarak bu sözleşmeyi kabul etmiş olursunuz; ayrıca imza gerekmez. Veri koruma konusunda bu sözleşme ile başka bir belge çelişirse bu sözleşme geçerli olur.
• Veri işlemenin ayrıntıları yukarıdaki bölümlerde, güvenlik tedbirleri güvenlik sayfamızda, alt işleyenler listesi ise alt işleyenler sayfamızda yer alır.
• Hizmet koşullarımızda olduğu gibi bu sözleşmeye Türk hukuku uygulanır ve İstanbul mahkemeleri yetkilidir.